Comment communiquer sur son évènement d’entreprise / professionnel ?

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Toutes les entreprises passent, tôt ou tard, par l’organisation d’un évènement BtoB dans le cadre de leurs activités. Toutefois, la cible professionnelle ne se déplace pas facilement. Pour les attirer à votre évènement d’entreprise, il faut réussir votre communication et leur proposer une réelle valeur ajoutée.

La communication autour d’un événement BtoB doit véhiculer l’image de votre société. Le choix des dispositifs que vous allez mettre en place est donc crucial pour organiser un évènement percutant. Les clés pour réussir : démontrer votre expertise et saupoudrer le tout d’une pointe de digital.

Tout au long de cet article, nous prenons en exemple la communication effectuée pour notre évènement d’entreprise : la journée portes ouvertes de 3ma group. Réservé aux professionnels, c’est-à-dire à nos prospects, clients et partenaires, cet évènement permet de découvrir des idées originales pour l’organisation de votre évènement d’entreprise.

#organisation : Par où commencer ?

1. Définir votre projet et ses objectifs

Votre événement peut prendre plusieurs formes : une journée portes ouvertes, un séminaire, une inauguration ou une présentation de produit, une convention, une soirée d’entreprise, etc. Ces rencontres professionnelles peuvent avoir lieu en interne ou en externe.

Il convient de définir les objectifs de votre événement d’entreprise. Par exemple :

  • Promouvoir votre savoir-faire
  • Présenter vos offres & les nouveautés
  • Fidéliser les clients & séduire les prospects
  • Créer une dynamique interne & un projet d’entreprise commun

A partir de vos objectifs, vous pouvez sélectionner le public cible. Qu’il s’agisse de vos clients et/ou de vos prospects, de vos partenaires ou de la presse, ils représentent une opportunité de vous constituer un réseau professionnel de qualité.

2. Définir les promesses de l’évènement

Il faut distinguer vos objectifs des promesses que vous ferez à vos invités au sujet de votre évènement. Il convient de définir en amont les messages que l’on veut transmettre et de s’interroger sur leur pertinence pour le public cible. Par exemple :

  • Faire découvrir ou redécouvrir votre entreprise
  • Informer sur les tendances de votre secteur d’activité
  • Faire découvrir un nouveau produit, une valeur ajoutée que vous proposez
  • Proposer des solutions concrètes pour vos invités / votre cible

Vos supports de communication et vos animations le jour de l’évènement doivent mettre en valeur ces promesses pour convaincre les professionnels que vous avez invité.

3. Choisir une date, définir les dispositifs et le retroplanning de communication

Le choix de la date et du créneau horaire sont souvent un casse-tête. Vous devez concilier la disponibilité de vos invités, de vos partenaires et de vos collaborateurs. Un évènement professionnel s’organise de préférence en semaine.

Vous pouvez également vous rapprocher d’autres évènements, festivals et entreprises connexes ou complémentaires dans le cadre d’un partenariat. Ceci augmentera l’attractivité de votre évènement d’entreprise, la diffusion de l’invitation et diminuera le coût pour chacun.

Pour cadrer le projet, il est impératif de définir les dispositifs de communication qui seront utilisés lors de l’événement. Plus vos supports de communication seront dynamiques et variés, plus ils seront efficaces.

Une fois la date de l’évènement fixée et les dispositifs de communications déterminés, vous pouvez organiser un rétro-planning avec vos tâches et actions de communication avant, pendant et après l’évènement.

Annoncer votre évènement d’entreprise

– Créer la page web de votre évènement professionnel

Page web de votre évènement

Le point de départ consiste à créer un site ou une page web dédié à l’événement. L’objectif principal de ce site est de récolter les confirmations de présence ou inscriptions à

l’évènement. Toutefois, c’est aussi l’espace réservé à la communication globale de l’événement. On doit y retrouver les éléments essentiels suivants :

  • Le lieu, la date et l’heure de l’évènement
  • Sa description
  • Le formulaire d’inscription
  • Les informations de contact

Pour rendre le tout plus attrayant, vous pouvez :

  • Concevoir l’identité visuelle de votre évènement
  • Créer un logo dédié
  • Utiliser une typographie spécifique
  • Ajouter un compte à rebours
  • Donner envie avec des photos de vos équipes ou des éditions précédentes de l’évènement.
  • Produire un mailing papier et une vidéo de teasing que vous pouvez aussi relayer sur les réseaux sociaux

 

– Invitation papier ou email ? Les deux sont complémentaires

L’invitation à votre évènement d’entreprise est la première étape de votre plan de communication.

L’emailing d’invitation, de plus en plus utilisé

Si vous disposez d’un fichier d’adresse email, envoyer un emailing d’invitation est rapide et peu coûteux. De plus, vous bénéficiez des statistiques de réception, d’ouverture et de clic.

Toutefois, l’emailing est un levier de communication à part entière avec ses propres spécificités.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous donnons quelques pistes :

  • Soignez l’objet

Il doit donner envie d’ouvrir l’email et ne pas évoquer « une publicité » ou « un spam ». Vous pouvez par exemple mettre en objet « Save the date » ou bien « [ma société] vous convie à … le … ». Pour aller plus loin, n’hésitez pas à personnaliser l’objet. Par exemple « [Nom de l’interlocuteur privilégié de l’invité au sein de votre entreprise] vous convie à … le … ».

  • Personnalisez l’invitation

Si votre invitation est personnalisée avec le prénom de votre invité, celui-ci se sentira considéré individuellement, avec un contact privilégié.

  • Décrivez l’évènement

Au-delà du programme, pensez aux éléments essentiels : le lieu, la date, le créneau horaire. Vous pouvez aussi ajouter un nombre de place limité et une date limite d’inscription. Pour rendre l’ensemble plus visuel, les icônes sont très tendances et allègeront la présentation.

  • Récoltez les inscriptions via le site internet dédié à l’évènement

Vous pouvez ajouter à votre emailing un bouton d’action « je m’inscris » renvoyant vers le site dédié. Celui-ci permet de communiquer sur l’évènement et de récolter les confirmations de présence ou les inscriptions via un formulaire.

  • Gardez le contact

Les informations pour contacter votre entreprise doivent être présentes en bas de l’emailing. Pour ajouter une touche plus personnelle, vous pouvez personnaliser l’emailing en inscrivant les coordonnées de l’interlocuteur privilégié. Par exemple, celles du commercial attitré à votre invité. Pensez également à ajouter les liens vers vos pages sur les réseaux sociaux.

N’hésitez pas à envoyer des emailings de relance en prenant soin de supprimer de la liste de diffusion les professionnels déjà inscrits. Après l’évènement, vous pouvez aussi envoyer un emailing de remerciement ainsi qu’une enquête de satisfaction.

Bien que l’emailing soit un canal de communication de bon rapport qualité / prix, il n’en demeure pas moins que les taux d’ouverture restent souvent faibles.

Les atouts de l’invitation papier

Invitation papier

Une belle invitation imprimée sur du papier de qualité fait toujours son effet. Vous marquerez davantage l’esprit des destinataires avec cette attention privilégiée qu’avec un

emailing éphémère. C’est aussi un support de communication physique qui a une plus longue durée de vie.

De plus, vous ne disposez peut-être pas des adresses email de tous vos contacts. L’invitation personnelle adressée permet donc d’inviter l’ensemble de vos contacts.

De nombreuses options de personnalisation sont possibles sur le même principe que l’emailing. Vous pouvez par exemple personnaliser chaque invitation avec le prénom du contact « Chère Stéphanie » ou bien ajouter le logo de votre évènement sur l’enveloppe.

Vous pouvez mesurer l’impact de votre invitation papier grâce à un QR code ou une puce NFC. Ces dispositifs renvoient vers le site d’inscription à votre évènement.

Promouvoir votre évènement d’entreprise

– Promouvoir l’évènement sur votre site internet

Le site web de votre entreprise est un canal de communication idéal pour toucher le public cible de votre évènement. Vous pouvez ajouter un slider, un encart publicitaire ou un bouton « call-to-action » renvoyant vers le site internet de votre évènement.

– Transformer votre signature email en canal de communication

Vous pouvez promouvoir votre évènement en ajoutant un encart sous votre signature email. Cet encart, sous forme d’image ou de texte, peut renvoyer vers le site web dédié à l’évènement par un simple clic. Economique et rapide, tous les destinataires de vos emails recevront l’information.

– L’application mobile évènementielle pour digitaliser votre évènement d’entreprise

Application mobileEn renfort des canaux de communication habituels, la création d’une application mobile dédiée à votre évènement présente un réel intérêt.

L’application mobile est un outil tout-en-un pour communiquer sur votre évènement d’entreprise. Elle permet de présenter l’ensemble de l’évènement et de s’inscrire de la même façon que votre site internet. Toutefois, c’est aussi un outil mobile qui pourra être utilisé pendant l’évènement si vous ajoutez certaines fonctionnalités à forte valeur ajoutée, interactives et engageantes. Par exemple, vous pouvez proposer un cadre à selfies avec un concours photo à la clé. Si vous proposez une visite de vos locaux, vous pouvez intégrer à votre application mobile un plan du parcours de production permettant d’avoir des informations sur chaque étape de traitement de vos dossiers.

Pour stimuler l’activité sur votre application, vous pouvez également envoyer des notifications push en fonction de la géolocalisation des utilisateurs.

Enfin, les statistiques d’usage de votre application mobile vous permettent de mesurer la fréquentation de votre évènement et de mieux connaître votre public. Le traitement de toutes ces informations pourra vous servir si vous organisez une nouvelle édition de votre évènement.

– Créez du lien avec votre public cible en communiquant efficacement sur les réseaux sociaux

Réseaux sociaux

Communiquez autour de votre évènement sur les réseaux sociaux permet de toucher plus de monde à moindre coût. Choisissez les réseaux sociaux les plus propices en fonction de votre cible. Dans le cadre d’un évènement d’entreprise, il s’agit bien souvent de Facebook, Twitter et LinkedIn.

Vous pouvez commencer par créer un évènement Facebook ou un post pour l’annoncer sur LinkedIn. Pour aller plus loin et atteindre des personnes qui ne font pas partie de votre réseau professionnel actuel, nous vous conseillons de réaliser des campagnes sponsorisées. De cette façon, vous pouvez faire la promotion de votre évènement en ciblant une catégorie d’utilisateurs, sur un périmètre local à fort potentiel pour votre activité.

A contrario des cibles BtoC, dont les critères dépendent des centres d’intérêts individuels, les critères de ciblage intéressants pour le BtoB sont plutôt : la fonction exercée, le poste, l’employeur, le secteur d’activité, etc.

Votre stratégie de communication évènementielle sur les réseaux sociaux peut également intégrer la publicité faite par des influenceurs et bloggeurs adaptés à votre secteur d’activité et votre cible. Ils feront la promotion de votre évènement auprès de leur auditoire ce qui vous apportera une visibilité supplémentaire.

– Obtenez plus de visibilité avec la presse traditionnelle

Bénéficier d’un article dans un journal local est une alternative efficace pour aller à la rencontre de votre public. Pour attirer l’attention des journalistes, vous pouvez rédiger un communiqué de presse. Il doit rester synthétique (1/2 page) et répondre aux questions « qui », « quoi », « quand », « où », « comment » et « pourquoi ».

JOUR J : communiquer le jour de l’évènement

– Les supports de communication imprimés

Ces dispositifs publicitaires traditionnels sont la base de votre communication lors de l’évènement. Ils sont destinés à être offerts aux personnes intéressées par votre expertise. Estampillés à l’image de votre marque ou de votre évènement, c’est un moyen de faire bonne impression.

  • Dépliant, brochure, catalogue, flyer
  • Programme de l’évènement
  • Badges personnalisés
  • Carnet de note personnalisé
  • Carte de visite – papier ou PVC – avec intégration de technologie NFC
  • Carte PVC avec encre thermo-réactive: Il s’agit d’une encre d’impression qui se colore (ou se décolore) sous l’effet de la chaleur. L’encre peut alors changer de couleur et d’opacité. Ces cartes peuvent être utilisées dans le cadre d’un jeu-concours. L’utilisateur frotte la carte pour découvrir s’il a gagné un lot, ou non.

– Les supports de communication digitaux

  • Tablette et écrans interactifs
  • Compteur de « like » pour les réseaux sociaux
  • Jeu-concours (hébergé sur un site web ou un/plusieurs réseaux sociaux) avec accès via un scan d’un puce NFC ou d’un QR code.
  • Stories Instagram / Live Facebook

– Les supports de communication d’affichages (PLV)

– Les Goodies

Goodies

Pour réussir dans votre communication événementielle, offrir une sélection d’accessoires personnalisés à l’image de votre société vous permettra d’obtenir mémorabilité et satisfaction à moindre coût. Vous pouvez concevoir un assortiment de goodies traditionnels (stylos, clé USB, tote bags, casque de réalité augmentée, etc.) et de goodies plus ludiques (stickers, jeux de cartes aux couleurs de votre marque, plantes dépolluantes pour bureau, etc.). Ces supports de communication ont souvent une durée de vie plus longue et permettent de laisser un rappel à plus long terme au sujet de l’évènement et plus généralement de la marque.

– L’animation photo, originale et conviviale

Animation photo

Installez une toile de fond décorée de votre logo et invitez vos prospects et clients à poser devant. Avec la mise en place d’un photocall ou photobooth, vous bénéficierez d’une bibliothèque de photos que vous pourrez utiliser pour vos newsletters ou l’animation de vos réseaux sociaux. Parce que la qualité de votre relation client est essentielle pour la pérennité de votre activité, utilisez tous les leviers qui sont à votre disposition.

 

– Le jour J, faites vivre l’évènement sur les réseaux sociaux

Vous pouvez désigner un community manager chargé d’animer vos réseaux sociaux pendant toute la durée de votre évènement d’entreprise.

Faites bon usage de Facebook Live et des Story Instagram. De plus, les interactions sur les réseaux sociaux avec les participants à votre évènement vont avoir un impact important sur votre visibilité.

Faites parler de vous ! En s’y prenant intelligemment, vous avez la possibilité de créer le « buzz » dans la microsphère de votre événement. Proposez des activités hors du communs, innovantes, ludiques… Votre évènement doit être une attraction à lui seul.

Pour encourager ces interactions, vous pouvez créer un hashtag et inviter vos participants à l’utiliser. Par exemple, le hashtag peut être imprimé sur les photos à l’espace photobooth.

Récoltez des informations pour mesurer le retour sur investissement de votre évènement

Patience, ce sujet sera développé dans un prochain article… De la définition des KPI, aux solutions digitales pour récolter et traiter facilement les informations, vous aurez toutes les clés en main pour faire de votre évènement un succès !

3ma group, votre partenaire en communication

En fonction de vos besoins et de votre budget, 3ma group vous accompagne et vous propose les dispositifs de communication adaptés à vos évènements professionnels. Notre agence allie print et digital dans le but de vous proposer un large panel de prestations. Nous sommes un interlocuteur unique pour l’ensemble de vos projets en communication évènementielle.

Faites votre demande en remplissant le formulaire disponible au lien ci-dessous :

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