Les élections européennes 2019

3ma group s’inscrit dans une démarche citoyenne et européenne en participant activement au déploiement des élections européennes de 2019.

Les électeurs des préfectures du Bas-Rhin, de la Meurthe-et-Moselle et de la Côte-d’Or recevront, dans leurs boîtes aux lettres, les professions de foi et bulletins de votes qui seront envoyés depuis notre centre de production.

Nous avions déjà montré notre capacité à traiter ce type de projets en étant le partenaire de sept préfectures pour les élections présidentielles et législatives de 2017. À cette occasion, une dizaine de millions d’enveloppes ont été diffusées depuis nos installations.

Cette année, plus d’un million six-cents mille plis vont être traitées intégralement par nos machines et collaborateurs d’ici à la fin des élections européennes, prévue le dimanche 26 mai 2019.

Les trois préfectures citées précédemment nous ont choisi pour effectuer les prestations d’assemblage, d’adressage, de mise sous pli et de colisage des documents qui seront distribués auprès des électeurs et des mairies.

Par ailleurs, nous réalisons l’adressage d’enveloppes pour les préfectures de l’Aube, de la Côte d’Armor, de la Meuse et des Vosges. Ce marché représente environ un million cents mille plis.

Nous avons répondu, comme pour tous dossiers liés à un marché public d’ampleur, aux principaux appels d’offres qui mettent en concurrence les différents acteurs du routage postal en France.

En quoi consiste la prestation ?

Le projet s’articule autour de trois étapes clés.

  • 1/ l’ « assemblage » des documents.

Nous réceptionnons les bulletins de vote en provenance d’imprimeurs. Les professions de foi sont fournies par les différents partis candidats aux élections que nous assemblons et mettons sous enveloppes.

Le détail des documents mis sous enveloppes :

  • Une profession de foi par parti
  • Un bulletin de vote par liste candidate.
  • Pour un total d’environ 40 documents par enveloppe.

 

  • 2/ L’adressage et la diffusion des enveloppes

Nous réceptionnons les enveloppes en provenance des préfectures. Nous y imprimons les adresses postales des électeurs. Lesquelles sont personnalisées sur la base des coordonnées postales : adresses, prénoms et noms. Nous préparons ensuite les tournées des facteurs qui s’occuperont de distribuer les enveloppes dans les boîtes aux lettres des électeurs.

 

  • 3/ Le « colisage »

Nous préparons et envoyons en mairie les bulletins de vote qui seront utilisés le jour de l’élection.

Encore une fois, la charge de travail est importante. Au total, c’est 1819 communes réparties sur l’ensemble des trois préfectures qui sont concernées par le projet.

Pour chacune d’entre-elles, nous fournirons les bulletins de votes qui permettront à chaque citoyen d’exprimer leur volonté à l’occasion du scrutin. Au total, c’est 52 800 000 bulletins de vote qui seront distribués en mairie.

 

Un projet d’entreprise.

Nous faisons appel à tous les collaborateurs de 3ma group.  Nous encourageons le personnel des autres services (commerces, administratifs, informatiques, etc.) à rejoindre la production sur la base du volontariat. Afin de mener à bien cette opération d’envergure, des ressources externes supplémentaires devront être sollicitées.

Au total, 120 personnes de l’atelier seront mobilisées, 20 à 30 collaborateurs des bureaux participeront au projet et 100 intérimaires par jour seront appelés en renfort. Environ 150 personnes vont s’alternées sur un rythme de travail en « trois huit ».

En plus des ressources humaines, c’est plus de 15 machines qui seront mobilisées pour assurer la réussite du projet.

Notre pôle de production sera ouvert 24h/24, pendant près de 10 jours.

 

Un processus qualité stricte

Notre équipe QSE intervient tout au long du projet.

En amont, nous élaborons un plan de contrôle « élections » destiné à chaque poste de travail (assemblage, pliage, mise sous pli, colisage, expédition). Le plan de contrôle sera expliqué aux équipes pour assurer l’application, le contrôle et le respect des consignes durant la réalisation de la prestation. Des formations au plan de contrôle sont mises en place pour renforcer la récurrence et la qualité des contrôles.

Pendant la prestation, nous effectuons un contrôle en continue (dont le picking) sur tous les postes de travail couvrant l’amplitude horaire dédiée à la prestation. Nous enregistrons les contrôles effectués et les incidents potentiels, dans un souci d’amélioration en continue.

En aval, nous effectuons un retour d’expérience sur le projet. Nous pourrons mettre en place des actions d’amélioration pour les prochaines prestations de même nature.

 

Des délais très courts.

Les propagandes électorales seront réceptionnées dans notre pôle de production le mardi 14 mai 2019 au plus tard. À partir de ce moment-là, nous avons six jours ouvrés pour finaliser la prestation qui doit être déposée le mercredi 22 mai 2019.

 

Un défi d’ampleur.

La capacité organisationnelle de 3ma group est un atout majeur qui permet à l’entreprise de maitriser des projets extraordinaires tout en continuant à traiter les opérations courantes.

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